2025 hesap dönemine ilişkin kurumlar vergisi beyannamelerinin verilmesiyle birlikte, birçok şirket açısından gözden kaçabilecek önemli bir KVKK yükümlülüğü yeniden gündeme geldi: VERBİS kaydı.
Özellikle bilanço büyüklüğü belirli sınırları aşan şirketler bakımından, daha önce istisna kapsamında değerlendiriliyor olsa bile VERBİS’e kayıt zorunluluğu doğmuş olabilir.
VERBİS Yükümlülüğünde Hangi Kriter Dikkate Alınıyor?
KVKK uygulamasında VERBİS kayıt yükümlülüğüne ilişkin değerlendirmelerde temel alınan kriterlerden biri yıllık mali bilanço toplamıdır.
Burada dikkat edilmesi gereken önemli nokta şudur:
Şirketin cirosu değil, kurumlar vergisi beyannamesi ekindeki bilançoda yer alan aktif/pasif toplamı esas alınmaktadır.
Dolayısıyla şirket cirosu düşük olsa bile, bilanço büyüklüğünün 100 milyon TL eşiğini aşması halinde VERBİS yükümlülüğü gündeme gelebilir.
Beyanname Sonrası Süre Başlamış Olabilir
Sonradan kayıt yükümlüsü haline gelen veri sorumluları bakımından, VERBİS’e kayıt ve bildirim süresi 30 gündür.
Bu nedenle, 2025 hesap dönemine ilişkin kurumlar vergisi beyannamesinin verilmesiyle birlikte bazı şirketler açısından bu sürenin işlemeye başlamış olması mümkündür.
Şirketlerin yalnızca muhasebe veya vergi boyutuyla değil, KVKK uyum süreçleri açısından da bilanço verilerini dikkatle değerlendirmesi önem taşımaktadır.
İdari Para Cezası Riski
VERBİS kayıt ve bildirim yükümlülüğünün yerine getirilmemesi halinde, 2026 yılı itibarıyla yaklaşık 300 bin TL’den 17 milyon TL’ye kadar idari para cezası uygulanabilmektedir.
Bu nedenle özellikle bilanço büyüklüğü sınırı bakımından kritik eşiği aşan şirketlerin, VERBİS yükümlülüğü yönünden güncel durumlarını kontrol etmelerinde fayda bulunmaktadır.
Verbis Kaydı Nasıl Yapılır?
- Verbis kaydı yapılabilmesi için öncelikle Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun verbis sayfasına girilmelidir.
- Şirket bilgileri girilerek VERBİS sistemine kayıt olunmalı, form doldurulmalı ve sistem tarafından belirlenecek şifre temin edilmelidir.
- Sistem şifresinin Kurum tarafından iletişim adresine iletilmesinin ardından VERBİS’e girilerek bir irtibat kişisi tayin edilmelidir.
- Tayin edilen irtibat kişisi e-devlet aracılığı ile gerekli bildirimleri yapmalı ve kaydetmelidir.
- Sisteme kayıt olunması ve irtibat kişisinin tayin edilmesi VERBİS kaydının tamamlanması anlamına gelmemektedir.
İrtibat kişisinin; işlenen kişisel veri türleri, alıcı grupları, ilgili kişi grupları, veri işleme amaçları, veri saklama süreleri, verilerin yurt dışına aktarılıp aktarılmadığı, alınan idari ve teknik tedbirler konusundaki bildirimleri tamamlaması gerekmektedir. Kayıt, bu işlemlerin tamamlanması ile nihayete erecektir.
VERBİS kaydı, yalnızca teknik bir kayıt işlemi olmayıp KVKK kapsamında hukuki ve idari yükümlülüklerin birlikte değerlendirilmesini gerektiren kapsamlı bir uyum sürecidir. Şirketin faaliyet alanı, veri işleme faaliyetleri, çalışan sayısı, bilanço kriterleri ve veri envanteri gibi birçok unsurun birlikte analiz edilmesi gerektiğinden, sürecin dikkatli ve mevzuata uygun şekilde yürütülmesi önem arz etmektedir. Özellikle VERBİS kayıt yükümlülüğünün doğup doğmadığının doğru tespit edilmesi ve gerekli bildirimlerin süresinde yapılması, olası idari yaptırımların önüne geçilmesi bakımından önem taşımaktadır.